Die 10 Hürden im Pflichtenmanagement
Jede Geschäftsführung, Manager*In, Leiter*In der Produktion oder Instandhaltung macht sich früher oder später in seinem/ihrem Berufsleben Gedanken über die Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und Regeln und deren Konsequenzen, wenn man diese nicht einhält.
Das Thema ist vielschichtig und kommt einem vor wie bei einem Hürdenlauf. Auf dem Weg zum richtigen Ergebnis gibt es in unseren Augen ca. zehn Hürden, um das Ziel zu erreichen.
Die erste Hürde:
Man muss zunächst wissen, welche Einrichtungen (Assets, Anlagen, Equipment, Objekte, etc.) man in seinem Unternehmen hat, die im Sinne von Gesetzen und Vorschriften überhaupt relevant sind. Das ist schon einer der größten Startherausforderungen, die man überwinden muss, da man, um es richtig zu machen, schon einen Überblick über die vorhandenen Gesetze, Regeln, Vorschriften, Normen etc. haben muss.
Sobald man eine vollständige Liste hat, kann man diese in die verschiedenen Gruppen wie Druckbehälter, Sicherheitsventile, etc. klassifizieren, um die spätere Zuordnung zu erleichtern.
Die zweite Hürde:
Bei der Gesamtbetrachtung der Einrichtungen spielt dann eine Rolle, ob die Anlagen behördlichen Auflagen unterliegen (z.B. WHG, BImSchV, GMP, etc.).
Hierbei müssen zusätzliche Auflagen und länderspezifische Vorgaben beachtet werden.
Die dritte Hürde:
Man muss auf alle Gesetze, Vorschriften, Normen, etc. Zugriff haben und das vorzugsweise in der neusten Version. Mit dieser Voraussetzung und der konsolidierten Liste aller technischen Einrichtungen erstellt man in seinem Unternehmen ein sogenanntes Rechtskataster.
Die vierte Hürde:
Man muss aus dem Rechtskataster mühselig die Passagen herausarbeiten, die man in der Produktion und Instandhaltung theoretisch verwenden müsste. Hierzu findet man sehr wenige Mitarbeiter*Innen mit technischem Hintergrund, der oder die sich gerne in diese Thematik einlesen. Zu groß ist die Angst, etwas zu übersehen und dann dafür verantwortlich gemacht zu werden.
Die fünfte Hürde:
Mit den ausgearbeiteten Vorgaben aus den Gesetzen und Regelwerken muss eine Gefährdungsbeurteilung (GB) durchgeführt werden, die die spezifischen Anforderungen im laufenden Betrieb an den betrachteten Anlagen berücksichtigt. Hieraus ergeben sich auch die exakten Zeitintervalle von Wartungen und Inspektionen aus den gesetzlichen Vorgaben.
Je nach GB können diese in den Wartungs- und Inspektionsanleitungen länger oder auch kürzer werden.
Die sechste Hürde:
Es ist die Frage zu stellen, wo genau die Abgrenzungen von Vorgaben Pflicht sind und wo es sich um Empfehlungen oder Hilfestellungen handelt.
Beispiel: Europäische Richtlinien müssen von jedem EU-Land in nationales Gesetz umgesetzt werden. Richtlinien geben ein Niveau vor, welches eingehalten werden muss. Als Hilfestellung zur Einhaltung von Richtlinien können harmonisierte Normen hinzugezogen werden. Auf demselben Level wie Normen befinden sich die DGUV-Informationen, auch diese Schriften helfen Ihnen bei der Einhaltung der entsprechenden Gesetze, Verordnungen, DGUV-Vorschriften und Richtlinien.
Diese Abgrenzung oder Entscheidung hat Einfluss auf die Gesamtkosten. Auch hier hilft die Gefährdungsbeurteilung bei der finalen Definition der Maßnahmen.
Die siebte Hürde:
Die Implementierung der Maßnahmen in das „daily business“ und die rechtskräftige Dokumentation in z.B. einer Instandhaltungssoftware, einem ERP-System oder einem Dokumentationssystem.
Wichtig ist ein Hinweis mit Eskalationsschleifen, wann genau, welche Prüfungen zu machen und wo diese dokumentiert sind. Nicht durchgeführte Prüfungen sollten proaktiv gemeldet werden.
Die achte Hürde:
Wichtig für den gesamten Prozess ist die Festlegung der Verantwortung. Wer ist im Sinne des Gesetzes der Betreiber der Anlage. Oft wird dieses nicht zwischen Produktion und Instandhaltung festgelegt. Die Produktion sieht die Verantwortung oft bei der Instandhaltung, jedoch ist die Produktion die Abteilung, die die Anlagen in Betrieb nimmt und somit betreibt.
Ist die Betreiberverantwortung nicht geregelt, so fällt die Verantwortung auf die Geschäftsführung zurück.
Die neunte Hürde:
Das Pflichtenkataster muss regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Welche Gesetze und Vorschriften haben sich geändert und welchen Einfluss hat das auf die aktuelle Gefährdungsbeurteilung?
Neue Anlagen müssen durch das CAPEX-Team implementiert werden und verschrottete Anlagen müssen durch die Instandhaltung entfernt werden.
Die zehnte Hürde:
Wesentlich für die jährliche Budgetplanung ist die Implementierung eines Workflows der gesamten „Hürdenlaufstrecke“ inkl. Kostenbetrachtung. Der Anteil der Kosten der gesetzlichen Vorgaben nach der Gefährdungsbeurteilung sind nicht verhandelbar und sollten bei der Budgetbildung bekannt sein.
Evtl. ist zu überprüfen, ob es sich bei den Maßnahmen um Kernkompetenzen handelt oder ob man diese aufgrund einer Wertstromanalyse bedenkenlos outsourcen bzw. fremdvergeben kann. Auch Teile aus den Anforderungen können über TPM-Maßnahmen abgedeckt werden.
- Auf dem Markt gibt es Online-Zugänge auf Rechtsdatenbanken, die alle gültigen Gesetze und Normen darstellen.
Diese Lösung ist jedoch entkoppelt von Ihrem individuellen Bedarf (- siehe Hürde 3 im Text oben.) - Weiterhin kann man auf dem Markt Stand-alone-Lösungen finden. Es handelt sich dabei um einen oder mehrere Laptops, die durch vorhergehende Sichtung Ihrer Anlagen mit den Informationen bestückt werden, die Sie individuell benötigen.
In der Regel gibt es aber keine Verknüpfung in das vorhandene Instandhaltungsplanungssystem. Dieses System erhält mehrere updates pro Jahr (in der Regel 2). - In unseren Augen eine sehr nützliche Lösung ist die internetbasierte Datenbank individuell für Ihr Unternehmen. Dort werden auch nur die für Sie notwendigen Daten gespeichert und auf dem neusten Stand gehalten. Dieses System kann man mit dynamischen oder statischen Links an Ihr Planungssystem koppeln. In unseren Augen ist damit, zumindest ein Großteil des im obigen Textes dargestellten Workflows möglich.
Nach unseren Erfahrungen ist in den wenigsten Unternehmen die Verantwortung zu diesem Thema klar geregelt und die Geschäftsführung wird mit anderen Prioritäten überrollt.
Solange man das Thema nicht geregelt hat, ist man gefühlt auch nicht in der Verantwortung. Deshalb spricht man es auch nicht an und man scheut die Kosten die dann evtl. neu hinzukommen könnten. Was so natürlich nicht richtig ist.
Beobachtet man jedoch aufmerksam die Pressemeldungen von Unfällen in Industriebetrieben, so merkt man recht schnell, dass dieses Thema relativ rasch bei der Ursachenermittlung auf den Tisch kommt.
Unsere Empfehlung ist die Etablierung eines Pflichtenmanagements und eine klare Regelung der Verantwortung und vor allem der Kosten für den Anteil gesetzlich geforderter Maßnahmen.
Es kommt natürlich immer darauf an, welchen Reifegrad ein Unternehmen in Hinblick Pflichtenmanagement hat. Es gibt keine uns bekannten Unternehmen die gar nichts in dieser Richtung machen.
Es gibt jedoch auch Fälle, in denen zu viel Maßnahmen durchgeführt werden. Das Gesetz gibt Vorgaben vor. Diese Vorgaben müssen jedoch mit einer individuellen Gefährdungsbeurteilung unterlegt werden. Das hat zur Folge, dass z.B. Untersuchungsintervalle verlängert oder auch verkürzt werden können. Der Gesetzgeber hat eine solche individuelle Betrachtung bei der Einführung der Gefährdungsbeurteilung 1994 gewollt.
Generell kann man die Bearbeitung jedoch bei gut bekannten Maßnahmen wesentlich kostengünstiger gestalten. Dies fängt bei der Planung durch Bündelungen von Maßnahmen an einer Anlage an. Dadurch werden Stillstandszeiten besser genutzt.
Je nach dem wie die Wertschöpfung und Kernkompetenzen aussehen, können auch durch eine Konsolidierung von Prüfungstypen oder einer Komplettabwicklung, entweder durch interne oder externe Teams, Kosten gespart werden.
Sehen Sie hierzu auch unser Schaubild oben rechts: Einfluss der Instandhaltungsplanung auf die Gesamtkosten.
Optimierte Kosten durch ein optimiertes Pflichtenmanagement
